Pourquoi faire un état des lieux ?

Pourquoi faire un état des lieux ?


Faire un état des lieux : obligations et conseils

Un état des lieux est une visite effectuée par le propriétaire d’un bien ou l’agent immobilier qu’il a mandaté et un locataire qui a signé un bail auprès de ce dernier. Cette visite d’entrée se déroule dans le logement qu’il va occuper durant un laps de temps qui est déterminé dans le contrat de location. Lors du départ du locataire, celui-ci rend les clés du logement au bailleur et ils effectuent un état des lieux de sortie. Au cours de cette visite d’entrée ou de sortie, ils constatent l’état du logement et notent scrupuleusement les dégradations. La visite initiale consigne l’état du lieu à l’arrivée du locataire et celle de la sortie permet d’observer si des détériorations supplémentaires sont présentes. Très réglementé, un état des lieux est réalisé avec soin, nous vous expliquons tout ce que vous devez savoir.

1. Faire un état des lieux dans les règles pour éviter un litige

Faire un état des lieux dans les règles est nécessaire pour éviter une mésentente et un litige entre le bailleur et le locataire. Tous deux signent ce document qu’ils établissent ensemble. L’objectif est d’apporter la preuve que lorsque le locataire quitte le logement, il le rend dans un état similaire à celui du début du bail. Nous vous détaillons les procédures à suivre.

1.1. L’état des lieux d’entrée

Le jour de la remise des clés, un loueur et son locataire constatent ensemble si le logement comporte des dégradations ou des appareils qui ne fonctionnent pas. Le document qu’ils rédigent à ce moment-là sert de comparaison pour le jour où le locataire partira. Voici ce qu’un propriétaire doit vérifier :

  • Les sols ;
  • Les plafonds ;
  • Les murs et les fenêtres ;
  • Les radiateurs ;
  • La robinetterie ;
  • Les installations électriques ;
  • Les serrures ;
  • Etc.

Des normes sont à respecter pour le bien-être et la sécurité du locataire. Dans l’état des lieux, tous les défauts sont consignés avec précision pour chaque pièce du logement. Les 2 parties se mettent d’accord sur cette description. À la fin de la visite, le locataire repart avec les clés et un duplicata du document signé par le bailleur et lui-même. Cette double signature a une valeur juridique importante en cas de litige. S’il constate trop de dégradations, il peut convenir avec le bailleur d’une grille de vétusté. Cette dernière détermine la durée de vie théorique et le prix des réparations à la charge du locataire. En effet, le contrat définit les obligations d’entretien du logement par ce dernier et le bailleur est en droit de retenir des sommes qui correspondent aux réparations locatives, sur le dépôt de garantie.

1.2. Le contenu d’un état des lieux d’entrée

Ce document réglementé doit comporter les mentions suivantes :

  • La date de réalisation ;
  • L’adresse du logement ;
  • Les noms et les coordonnées du bailleur, du mandataire et du locataire ;
  • Les relevés de tous les compteurs individuels (eau, gaz, électricité) ;
  • La destination de chaque clé remise ;
  • Un tableau récapitulatif de l’état de chaque pièce, meuble et appareil électrique ;
  • Toutes les observations nécessaires ;
  • Des photos ;
  • La signature de chaque participant.

Bon à savoir : si le propriétaire souhaite vérifier l’état de son bien durant un bail de location, il doit le faire stipuler dans une clause. L’État ne prévoit pas ce genre de visite sauf si une disposition est rédigée dans ce sens.

1.3. L’état des lieux de sortie

Lorsqu’un locataire déménage et quitte un logement, il remet les clés au bailleur ou à l’agent immobilier qu’il a mandaté. Il effectue à ce moment-là un état des lieux de sortie. Ce document reprend les mêmes termes que l’état des lieux d’entrée auxquelles s’ajoutent les observations suivantes :

  • La nouvelle adresse du locataire ;
  • La date de la visite ;
  • Toutes les différences constatées depuis l’état des lieux initial.

Par la suite, le bailleur dispose d’un mois pour restituer le dépôt de garantie, ou caution. Et, si des dégâts ont été occasionnés par le locataire, le bailleur a 2 mois pour garder une partie du dépôt de garantie pour les réparations et rendre le reste au locataire. S’il s’y oppose, il peut justifier cela avec les photos prises lors de l’état des lieux d’entrée pour prouver qu’il s’agit d’une usure normale.

À noter : les deux visites peuvent être consignées dans un document unique ou dans 2 états des lieux distincts. Ils sont rédigés à l’amiable ou avec un huissier de justice à la demande de l’une des 2 parties. Ce dernier informe les intéressés au moins 7 jours avant la visite par lettre recommandée avec accusé de réception. Les frais sont partagés entre le bailleur et le locataire.

2. L’État des lieux dématérialisé : comment ça marche ?

Pour se faciliter la vie et travailler avec rigueur, l’option de l’état des lieux dématérialisé est devenue une évidence.

2.1. Pourquoi utiliser des outils numériques ?

Les professionnels de l’immobilier emploient des outils numériques qui optimisent les process. C’est un gain de temps, de réactivité et de notoriété. Posséder de tels outils rassure le client. Vous affichez votre transparence et votre écoresponsabilité. Lorsque vous établissez un EDL sur votre tablette à l’aide d’une solution dédiée, vous pouvez le réutiliser pour l’état des lieux de sortie. Tout comme vous pouvez utiliser le dernier document pour en recréer un nouveau très rapidement.

Le second aspect positif de ces outils c’est la sécurité de la signature électronique. Vous paraphez votre état des lieux en ligne. Vous n’avez plus à effectuer des déplacements chronophages et polluants pour vous rendre à l’agence. Vous recevez les documents par mail, vous apposez la signature électronique (sécurisée, car certifiée) et vous le renvoyez au locataire ou au propriétaire, ou encore au mandataire.

2.1. Un état des lieux 2.0. efficace

Les états des lieux réalisés sur tablette et plus sur papier, c’est révolutionnaire. Cela fluidifie les tâches administratives, que vous soyez un professionnel de l’immobilier, ou un particulier qui loue un bien. L’archivage et le stockage deviennent intuitifs et immédiats. Des systèmes de stockage en ligne assurent la sécurité de vos documents et que vous soyez locataire ou bailleur, votre état des lieux dématérialisé possède une valeur juridique. Et, vous pouvez l’imprimer sous un format PDF. Ce qui rend le papier clair et propre. Cela change des états des lieux griffonnés, raturés et souvent illisibles.

De plus, l’insertion de fichiers multimédia devient un jeu d’enfants : photos et vidéos viennent appuyer l’écrit.

Faire un état des lieux est une obligation. Facilitez-vous la vie avec des méthodes modernes et des process digitaux, découvrez des services en ligne pour établir vos documents, des visites virtuelles à 360 ° et des diagnostics clés en main.